‘ICT heeft continu aandacht en onderhoud nodig’

Al meer dan 35 jaar is René Knapen werkzaam op het gebied van logistieke ICT. Zijn ouders hadden sinds de jaren zestig een kantoorboekhandel in Nederweert. Ze leverden onder andere kasboekjes en archiefsystemen aan bedrijven. Ergens in die tijd raakte de nog jonge René geïnteresseerd in dit soort analoge opslagsystemen. En toen begin jaren tachtig de pc (personal computer) zijn intrede deed in het bedrijfsleven zag hij er direct de grote voordelen van in, onder andere op het gebied van kantoorautomatisering. Dit was het vakgebied waarin hij werkzaam wilde zijn!

ICT in transport en logistiek

Knapen startte daarom in 1985 bij automatiseringsbedrijf Miniware als businessunitmanager. In die tijd werd het eerste TMS ontwikkeld. In 1989 werd hij na een managementbuy-out eigenaar en commercieel directeur van dit bedrijf en veranderde hij de naam in Tans. Al snel daarna ontwikkelde Tans standaardbackofficeoplossingen voor mkb-bedrijven actief in de sector transport en logistiek. Knapen is tevens mede-initiatiefnemer en oprichter van Dalti, de Dutch Association of Logistics & Transport IT suppliers. Deze vereniging werd in 2018 opgericht ter bevordering van het verantwoord toepassen van ICT in de sector Transport en Logistiek en behartigen van de belangen van ICT-leveranciers en heeft nu meer dan veertig leden.

Hoe ziet de sector transport en logistiek er in Nederland uit qua ICT?
“Nederland is absoluut een gidsland op het gebied van automatisering in deze sector. We zijn daar van oudsher sterk in vanwege onze innovatiekracht en onderzoeksmentaliteit. Tegenwoordig kent Nederland een enorm aanbod aan oplossingen. Er zijn hier zo’n 12.000 transportbedrijven die deze toepassingen kunnen gebruiken. Een van de gebieden waarin we vooroplopen is het aan elkaar koppelen van ICT-systemen. In Nederland zijn er ongeveer twintig verschillende TMS’en, tien verschillende financiële pakketten, zeven soorten boordcomputers, vijf types documentscanners en vier planningssystemen die vaak gebruikt worden. In theorie zijn er dus 28.000 verschillende combinaties van mogelijke applicatielandschappen. Al deze systemen goed met elkaar laten samenwerken is bijzonder complex. Wij zijn daar echter erg goed in.”

Hoe is het in andere landen met de sector transport en logistiek gesteld?
“Kijk je naar andere landen, dan zie je daar ook veel verschillende logistieke ICT-oplossingen. Maar die systemen kunnen vaak niet met elkaar communiceren en zijn dus niet met elkaar verbonden. Hierdoor worden veel logistieke bedrijfsactiviteiten minder efficiënt uitgevoerd dan bij ons.”

Wat gaat er momenteel minder goed qua logistieke ICT? 
“ICT is geen op zichzelf staand doel, maar een middel om een hogere efficiency te bereiken. Het heeft continu aandacht en onderhoud nodig. Maar daar ontbreekt het jammer genoeg nog weleens aan. Met name aan applicatiesoftware besteden logistieke bedrijven vaak onvoldoende tijd. En dat is jammer. Het gevolg is dat ze niet meegaan met de actuele ontwikkelingen en een achterstand oplopen ten opzichte van bedrijven die dat wel doen. Goed beheer van software is daarom erg belangrijk. En dat is niet erg want het levert juist veel meer op dan het kost. De meest voor de hand liggende acties zijn updates uitvoeren, kennis opdoen en nieuwe medewerkers goed opleiden. Maar er is nog veel meer. Zo kun je bijvoorbeeld klanten binden en nieuwe klanten bereiken door IT in te zetten als verkooptool. Dat vereist echter wel kennis en een proactieve houding.”

Op welke wijze kunnen bedrijven ICT verinnerlijken in hun organisatie?
“Daar zijn diverse manieren voor. Zorg er in ieder geval voor dat er een goed handboek aanwezig is van de ICT-oplossingen die in je bedrijf worden gebruikt. Dan kunnen gebruikers van de software altijd zaken die onduidelijk zijn opzoeken. In het verlengde hiervan is het ook handig als gebruikers met vragen over ICT terecht kunnen bij een helpdesk, bijvoorbeeld bij de leverancier van de oplossing. Laat ze ook relevante symposia en voorlichtingsbijeenkomsten bezoeken en zorg ervoor dat de benodigde ICT-kennis behandeld wordt in de opleidingen en cursussen die ze volgen. Ook is het verstandig om nieuwe gebruikers op te leiden en releasenotes van een pakket te geven en ze eerst eens wat te laten ‘stoeien’ met de software. Dan krijgen ze feeling met de oplossing en inzicht in de verschillende functionaliteiten. Bedrijven kunnen ook af en toe eens een IT-consultant langs laten komen om te kijken hoe er gewerkt wordt en of er bepaalde zaken zijn die efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast kunnen gebruikers wellicht eens rondkijken bij een ander bedrijf dat dezelfde software gebruikt. Hoe werken de collega’s ermee, wat doen ze anders en wat levert dat op? Via uitwisseling van ervaring kun je veel leren.”

‘Er zijn momenteel pas honderd bedrijven die de digitale versie gebruiken. Er moeten dus nog zo’n 11.900 bedrijven omschakelen’

René Knapen, commercieel Directeur en Eigenaar van Tans en voorzitter van DALTi

Welke voordelen levert een gestructureerde aanpak van ICT op?
“Bedrijfsactiviteiten worden dan zo efficiënt als mogelijk uitgevoerd. Daarnaast leveren systemen veel data op waarmee processen inzichtelijk worden gemaakt en effectiever ingericht kunnen worden. Dat kan op allerlei gebied zijn: van het met data onderbouwd voeren van tariefonderhandelingen tot het aanpassen van routes of het veranderen van leveringstijdstippen zodat voertuigen efficiënter kunnen worden ingezet. Er is werkelijk van alles mogelijk.”

Wat zijn momenteel de belangrijkste ontwikkelingen op automatiseringsgebied binnen de transportsector
“De komende jaren komt er op ICT-gebied veel op logistieke bedrijven af. Zo zal de informatie-uitwisseling over supplychains tussen bedrijven onderling en met de overheid steeds meer digitaal plaatsvinden. Belangrijke onderdelen hiervan zijn OTM (het Open Trip Model, een soort gezamenlijke taal voor het uitwisselen van data tussen verschillende logistieke systemen, RvR) en de digitale vrachtbrief. Alle datacommunicatie zal in de toekomst via OTM verlopen. Een logistiek bedrijf kan daar over enige tijd niet meer omheen als het met de ontwikkelingen wil meegaan. Tegelijkertijd wordt vanaf 2025 de digitale vrachtbrief in Nederland voor alle transportbedrijven waarschijnlijk al verplicht en behoort de papieren vrachtbrief tot het verleden. Ook dat is een grote verandering die er aankomt. Tot slot komt er steeds meer aandacht voor de beveiliging van digitale oplossingen die in de logistiek gebruikt worden. Zowel verzekeraars als verladers stellen hier steeds vaker eisen aan en ik verwacht dat die regels de komende jaren steeds strenger zullen worden.”

Hoe kunnen bedrijven hierop inspelen?
“Ik denk dat van de twintig bestaande TMS-leveranciers een groot deel er niet in zal slagen binnen enkele jaren voldoende standaarden te implementeren in hun pakketten. Het gevolg is dat de gebruikers van deze oplossingen geconfronteerd zullen worden met wachttijden en vertragingen bij de overstap. Dat wil je natuurlijk voorkomen. En ook bij de invoering van de digitale vrachtbrief voorzie ik problemen. Er zijn momenteel pas honderd bedrijven die de digitale versie gebruiken. De komende drie jaar zullen dus nog zo’n 11.900 bedrijven moeten omschakelen en hun software moeten aanpassen. Ook dat is een enorme klus. Dus wacht niet af en vraag aan je IT-leverancier of de toepassingen die je gebruikt klaar zijn voor de toekomstige ontwikkelingen of daarvoor in orde gemaakt kunnen worden. Want hoe langer bedrijven daarmee wachten, hoe hoger de kosten zullen zijn om eventueel opgelopen achterstanden in te lopen.”

Lees ook het interview met Menno Lambooij: ‘Een ideaal ICT-plaatje is een utopie’