Een studiekostenregeling afsluiten: Wanneer mag dat?
Het volgen van opleidingen door medewerkers kan noodzakelijk, nuttig, leuk en een bindende factor zijn. Als een medewerker een training moet of mag volgen, kan een werkgever een studiekostenbeding in de arbeidsovereenkomst opnemen. Ook is het mogelijk om een aparte studieovereenkomst met de werknemer te sluiten.
Per 1 augustus 2022 is de Wet implementatie EU-Richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (Wtva) in werking getreden. Hierin staat dat studiekostenbedingen en studieovereenkomsten niet meer toegestaan zijn bij verplichte scholing: een verplichte opleiding is voor de werknemer kosteloos en moet als arbeidstijd worden beschouwd. Afspraken over terugbetaling van studiekosten zijn niet meer toegestaan voor kosten voor scholing die volgens de wet of cao verplicht is gesteld.
Het gaat hier om verplichte opleidingen op basis van Europese regels, Nederlandse wetgeving of de cao. In de praktijk gaat het hierbij met name om scholing op het gebied van veiligheid en vakbekwaamheid. Beroepsopleidingen, of certificeringen waarover de werknemer al dient te beschikken om, vanwege een wettelijke bepaling, een functie uit te mogen voeren, vallen hier in beginsel niet onder.
In de cao
Sinds 1 januari 2023 geldt er een nieuwe cao voor het beroepsgoederenvervoer. Daarin staat dat bij scholing in opdracht van de werkgever of scholing die wordt gevolgd voor het behouden van code 95 en het TCVT-certificaat en/of op grond van een wettelijke verplichting die aan de functie is verbonden, de werkgever de cursuskosten, het examengeld en de reiskosten vergoedt. Ook de cursustijd moet worden betaald. Voor het ADR-certificaat en het heftruckcertificaat geldt eenzelfde regeling.
Studiekostenovereenkomst
Voor opleidingen die een medewerker niet volgt in opdracht van de werkgever, of scholingen die verplicht zijn door een wet of cao, kan een werkgever nog wel een studiekostenbeding of -overeenkomsten opstellen. Zoals vanouds. De werkgever heeft de mogelijkheid om voor het begin van de scholing een studiekostenregeling aan zijn werknemers voor te leggen. Tenminste, als deze opleiding niet wordt gevolgd in opdracht van de werkgever of in verband met een wettelijke bepaling voor de werkgever.
Deze studiekostenregeling verplicht een personeelslid, die binnen een jaar na het behalen van het diploma of certificaat ontslag neemt, 75% van de kosten van de genoten opleiding terug te betalen. Dit percentage wordt lager als het langer duurt voordat de werknemer ontslag neemt. Dit is vastgelegd in artikel 45 van de cao.
Niet duidelijk
Maar als een medewerker een studie volgt: wanneer is dan sprake van een verplichte opleiding en wanneer niet? Dat is niet altijd duidelijk. Uit jurisprudentie blijkt dat er nog steeds een terugbetalingsregeling voor studiekosten met een werknemer mogelijk is.
Initiatief werknemer
De kantonrechter van de Rechtbank Midden-Nederland heeft zich pas geleden uitgesproken over de vraag wat ‘noodzakelijke scholing’ is. De werknemer had in die procedure het standpunt dat de studiekostenovereenkomst die hij was aangegaan met zijn werkgever, niet geldig was. De opleiding waarvoor hij de overeenkomst was aangegaan, was volgens hem een ‘noodzakelijke opleiding’.
Volgens de medewerker was hij aangenomen met de bedoeling om hem in de toekomst werk te laten verrichten als registeraccountant. De opleiding was volgens deze persoon noodzakelijk voor het uitvoeren van die functie, zodat hij handtekeningen kon zetten onder jaarstukken.
De werkgever was het niet eens met de werknemer. De medewerker zou niet met dat doel zijn aangenomen. Bovendien was de opleiding niet noodzakelijk voor de functie van registeraccount.
De kantonrechter gaf de werkgever gelijk. Nergens bleek uit dat de werknemer was ingehuurd met het doel om registeraccountant te worden en dat de opleiding waarvoor de studieovereenkomst was aangegaan, ook noodzakelijk was voor die beoogde functie of de eigen functie van de werknemer. Bovendien had de medewerker zelf gevraagd om de studie te volgen. Zo was dit ook verwoord in de studiekostenovereenkomst. Kortom, de werknemer trok aan het kortste eind en moest de studiekosten terugbetalen (een fors bedrag van 23.627 euro).
Niet-verplichte opleidingen
Voor opleidingen die niet bij wet of cao verplicht zijn gesteld, kunnen nog wel studiekostenbedingen of -overeenkomsten worden opgesteld. Zoals eerder het geval was. Daarbij moet de werkgever proberen valkuilen te vermijden. Een onredelijk of onduidelijk studiekostenbeding zal bij de rechter namelijk alsnog sneuvelen.
De werkgever moet duidelijk omschrijven wat hij onder studiekosten verstaat. Ook moet hij precies verwoorden wat in welke gevallen en onder welke omstandigheden een personeelslid terug moet betalen. Duidelijke tekst hierover kan discussie voorkomen.
De organisatie moet wel beseffen dat het loon dat is doorbetaald over opleidingsdagen ook onder studiekosten valt. Verder moet de medewerker vooraf weten wat de terugbetalingsregeling inhoudt (dus: wat moet hij betalen op welk moment).
De verplichting om geld terug te betalen moet ook verminderen als het dienstverband langer duurt na afronding van de studie. Maar als de werknemer stopt met de opleiding vóórdat die is voltooid, of heel kort erna, is volgens de Hoge Raad volledige terugbetaling in de regel nog steeds mogelijk. Dat kan bij niet-verplichte opleidingen. Als de medewerker na afronding van de opleiding nog enige tijd in dienst blijft, moet het bedrijf een glijdende schaal hanteren.
Lees ook: Innoveren in logistiek, daar hoort onderwijs ook bij
U las zojuist één van de gratis premium artikelen
Onbeperkt lezen? Maak gebruik van de exclusieve aanbieding
Bekijk de aanbiedingBent u al abonnee?
Sinds de invoering van de nieuwe wet is de eerste rechterlijke uitspraak verschenen over de terugbetaling van studiekosten. Op grond van de Wtva moet de werkgever scholing die ‘noodzakelijk is’ voor de functie waarvoor de werknemer is aangenomen, kosteloos aanbieden. Handel je hiermee in strijd, dan zijn de afspraken, zoals een studiekostenbeding, niet geldig ofwel nietig in juristenjargon.
Initiatief werknemer
De kantonrechter van de Rechtbank Midden-Nederland heeft zich pas geleden uitgesproken over de vraag wat ‘noodzakelijke scholing’ is. De werknemer had in die procedure het standpunt dat de studiekostenovereenkomst die hij was aangegaan met zijn werkgever, niet geldig was. De opleiding waarvoor hij de overeenkomst was aangegaan, was volgens hem een ‘noodzakelijke opleiding’.
Volgens de medewerker was hij aangenomen met de bedoeling om hem in de toekomst werk te laten verrichten als registeraccountant. De opleiding was volgens deze persoon noodzakelijk voor het uitvoeren van die functie, zodat hij handtekeningen kon zetten onder jaarstukken.
De werkgever was het niet eens met de werknemer. De medewerker zou niet met dat doel zijn aangenomen. Bovendien was de opleiding niet noodzakelijk voor de functie van registeraccount.
De kantonrechter gaf de werkgever gelijk. Nergens bleek uit dat de werknemer was ingehuurd met het doel om registeraccountant te worden en dat de opleiding waarvoor de studieovereenkomst was aangegaan, ook noodzakelijk was voor die beoogde functie of de eigen functie van de werknemer. Bovendien had de medewerker zelf gevraagd om de studie te volgen. Zo was dit ook verwoord in de studiekostenovereenkomst. Kortom, de werknemer trok aan het kortste eind en moest de studiekosten terugbetalen (een fors bedrag van 23.627 euro).
Niet-verplichte opleidingen
Voor opleidingen die niet bij wet of cao verplicht zijn gesteld, kunnen nog wel studiekostenbedingen of -overeenkomsten worden opgesteld. Zoals eerder het geval was. Daarbij moet de werkgever proberen valkuilen te vermijden. Een onredelijk of onduidelijk studiekostenbeding zal bij de rechter namelijk alsnog sneuvelen.
De werkgever moet duidelijk omschrijven wat hij onder studiekosten verstaat. Ook moet hij precies verwoorden wat in welke gevallen en onder welke omstandigheden een personeelslid terug moet betalen. Duidelijke tekst hierover kan discussie voorkomen.
De organisatie moet wel beseffen dat het loon dat is doorbetaald over opleidingsdagen ook onder studiekosten valt. Verder moet de medewerker vooraf weten wat de terugbetalingsregeling inhoudt (dus: wat moet hij betalen op welk moment).
De verplichting om geld terug te betalen moet ook verminderen als het dienstverband langer duurt na afronding van de studie. Maar als de werknemer stopt met de opleiding vóórdat die is voltooid, of heel kort erna, is volgens de Hoge Raad volledige terugbetaling in de regel nog steeds mogelijk. Dat kan bij niet-verplichte opleidingen. Als de medewerker na afronding van de opleiding nog enige tijd in dienst blijft, moet het bedrijf een glijdende schaal hanteren.
Lees ook: Innoveren in logistiek, daar hoort onderwijs ook bij
U las zojuist één van de gratis premium artikelen
Onbeperkt lezen? Maak gebruik van de exclusieve aanbieding
Bekijk de aanbiedingBent u al abonnee?