In de transportwereld is een goede planning essentieel om zo efficiënt mogelijk te werken en klanten op tijd te bevoorraden. Leen Bakker werkt daarom met planningssoftware van Descartes."/>

‘Transportplanningssysteem Descartes vermindert complexiteit’

‹ Terug naar overzicht

In de transportwereld is een goede planning essentieel om zo efficiënt mogelijk te werken en klanten op tijd te bevoorraden. Leen Bakker werkt daarom met planningssoftware van Descartes.

Niet alleen wordt zo het werk van de planners vereenvoudigd, het is ook mogelijk om pre-billing te regelen. Dankzij deze software werkt ook de administratieafdeling van Leen Bakker efficiënter en met minder kans op fouten.

Met 180 te beleveren winkels is de afdeling transportplanning van Leen Bakker iedere dag, zeven dagen per week, druk. “We voeren afhankelijk van het seizoen zeventig tot 120 ritten per dag uit. Er wordt in twee ploegen gewerkt, waardoor iedere auto per jaar zo’n 200.000 km op de teller heeft staan”, aldus Ewald Vogel, Transport Manager bij Leen Bakker. Behalve met veertien eigen trucks werkt de keten van meubel- en interieurwinkels met charters. “Ook voor hen maken we de planning. Het was voor ons dus geen luxe, maar een noodzaak om onze transportplanning te automatiseren. Na een tenderproces werd in 2014 uiteindelijk gekozen voor het transportplanningssysteem van Descartes. We spraken als eerste met de mensen van Descartes en dat voelde direct goed. Ook nu, na vier jaar, zijn we nog dik tevreden: de aftersales van Descartes is professioneel ingericht.”

Grote volumes

De volumes zijn bij Leen Bakker ontzettend groot. “50 procent van transportplanning is mensenwerk. Maar het systeem van Descartes biedt een goed plan dat als basis dient. Aan de hand van dat plan werken onze transportplanners de routes verder uit. De data worden per winkel ingevoerd en het systeem komt met een adviesroute. We kunnen allerlei info in het systeem zetten. Is een bepaalde weg bijvoorbeeld afgesloten, dan plant het systeem een andere route. Zware vrachtwagens zijn niet toegelaten op bepaalde wegen; ook deze informatie voeren we in, waarna een andere route wordt voorgesteld. We werken nu met drie planners en een teamleider transport. Zonder het systeem hadden we wellicht een extra planner nodig gehad. Het planningssysteem maakt het werk makkelijker en ‘denkt’ als het ware met ons mee.”

Pre-billing

Naast de transportplanning is het systeem inmiddels uitgebreid met pre-billing. Vogel vertelt: “We gebruiken de data van het plansysteem om aan de charters terug te koppelen wat de hoeveelheid kilometers is die ze volgens onze gegevens hebben gereden. Zij hoeven die informatie niet voor ons te berekenen, maar alleen simpelweg te checken of de data uit het systeem klopt met hun eigen administratie. Dat scheelt niet alleen ons, maar ook de vele charters van ons veel administratietijd! Dankzij deze oplossing werken dus veel organisaties efficiënter samen.”

Gevolgen direct inzichtelijk

Volgens Vogel draait het bij transportplanning niet alleen om zo efficiënt mogelijk werken. “Ook klanttevredenheid is voor ons erg belangrijk. Planner en software komen hierbij samen: het systeem berekent de beste route, de planner kijkt er vervolgens nog eens met mensenogen naar. Klanten kunnen bij ons bijvoorbeeld een voorkeurstijd voor aflevering aangeven; als het enigszins kan, plannen we alles zo in dat mensen daarin tegemoet worden gekomen.” Door het systeem zien de planners direct wat de gevolgen zijn van een actie. “Zij zien in het systeem de kosten omhoog of omlaag gaan als ze ritten combineren of routes aanpassen; dat is ideaal.” Leen Bakker heeft regelmatig contact met Descartes. Vogel: “Zij hebben een helpdesk die 24/7 bereikbaar is. Dat is heel belangrijk in onze branche, want onze planners werken ook op zondag om ritten in te plannen. De samenwerking met Descartes verloopt al jaren naar tevredenheid.”

‘Trots dat we complexiteit transportplanning kunnen vereenvoudigen’

Descartes Systems Group is de wereldwijde leider op het gebied van on demand SaaS-oplossingen (Software-as-a-Service). Deze dragen bij aan de verbetering van de productiviteit en prestaties van ondernemingen, waarbij sectoren en grenzen worden overschreden. De modulaire, cloud-based oplossingen worden ingezet om leveringen te plannen, te sturen, te volgen en te meten. Klanten kunnen ook vrachten plannen, toewijzen en uitvoeren, (transport)facturen opstellen, controleren en betalen. Maar ook wereldwijde handelsdata bekijken, douane- en beveiligingsdocumenten voor import en export archiveren en verschillende andere logistieke processen uitvoeren.

Operationeel en tactisch

In Nederland en België werken 135 professionals om communicatie tussen handelspartners, waar ter wereld die zich ook bevinden, mogelijk te maken. “De Routing, Mobile & Telematics-oplossingen van Descartes onderscheiden zich onder meer in de mate waarin specifieke bedrijfsprocessen ondersteund kunnen worden. Hierdoor is het uitstekend geschikt voor zowel operationele als tactische planvraagstukken binnen uiteenlopende distributieomgevingen”, zegt Roy van Aalst, VP Sales Benelux. “We zijn er trots op dat Descartes Leen Bakker kan ondersteunen de complexiteit van hun transportplanning en pre-billing te vereenvoudigen. Ook ondersteunen we zo dat Leen Bakker de groei van het aantal winkels en de afzet van die winkels de komende jaren op logistiek gebied optimaal kan managen.”