‘Een datagedreven organisatie is een must’

‹ Terug naar overzicht

Logistieke bedrijven beschikken over een grote hoeveelheid data over hun operationele processen. Op welke wijze kan een datagedreven werkwijze helpen bij het verbeteren van hun efficiency? Erik van Bueren van EQ en Frank Langeveld van Motion 10 lichten een tipje van de sluier op.

Door: Ruud van Roosmalen

Transportbedrijven beschikken tegenwoordig over een groot aantal IT-systemen die allerlei verschillende soorten gegevens registreren en opslaan, zoals een TMS en WMS, boordcomputers, financiële systemen, personeels- en klantenbestanden en wagenparkbeheergegevens. In potentie kan de schat aan informatie in deze systemen worden gebruikt om bedrijfsprocessen beter aan te sturen. Toch worden de vele mogelijkheden die er zijn om de efficiency op deze wijze te verbeteren momenteel slechts beperkt toegepast. 

Datagedreven in plaats van op gevoel

EQ datagedreven

Erik van Bueren: “Het datagedreven maken is ook een organisatorische ontwikkeling.”

“Veel logistieke bedrijven worden vooral op ‘gevoel’ aangestuurd en niet op basis van informatie die door cijfers wordt ondersteund”, zegt Erik van Bueren, directeur van de EQ Consulting Group. Zijn bedrijf ontwikkelt sinds 2012 IT-oplossingen voor de sector transport en logistiek. “Als logistieke bedrijven hun beschikbare digitale data op een slimme manier toepassen, kunnen ze een enorme efficiencyslag maken en transformeren tot datagedreven organisaties die voorbereid zijn op de toekomst.”

Wachttijden

De centrale vraag die hierbij moet worden beantwoord, is welke data bij bedrijven beschikbaar zijn en op welke wijze daar nuttige informatie uitgehaald kan worden voor het aansturen van processen. “Wij starten bij onze klanten altijd met een soort nulmeting waarbij we de beschikbare data in met name TMS, boordcomputers en het financiële systeem inventariseren”, vertelt Van Bueren. “Vervolgens bepalen we in overleg met de klant welke processen ze op basis van deze data kunnen en willen verbeteren. Onze klanten zijn vaak verbaasd over de vele mogelijkheden die er zijn en hebben meestal veel vragen en allerlei nieuwe ideeën.” 

Door data slim te gebruiken kunnen er vele verschillende processen worden verbeterd. Als voorbeeld noemt Van Bueren een klant waarvoor de wachttijden voor laden en lossen op de verschillende locaties werden geïnventariseerd. “Hierdoor ontstond er overzicht van de gemiddelde wachttijd per klant. Het bedrijf kon daar vervolgens op anticiperen door de tarieven ook afhankelijk te maken van de wachttijden bij een klant. Dat leverde veel voordeel op. Maar er is ontzettend veel meer. Bijvoorbeeld het in kaart brengen en vervolgens verkorten van de tijd tussen aanname, uitvoer, facturatie en betaling van een order. Of het registreren van de dagelijkse productiviteit en de informatie daarover iedere ochtend terugkoppelen naar de medewerkers via screenshots met de cijfers van de voorgaande dag. Dit blijkt zeer positief voor de productiviteit van de medewerkers. Er zijn talloze mogelijkheden.”

Organisatorische ontwikkeling

Het op deze wijze aansturen van processen is volgens Van Bueren geschikt voor zowel grote logistieke ondernemingen als voor kleinere transporteurs die tot het mkb behoren. “Ook zij realiseren al snel een omzet van meer dan € 10 miljoen. Dus ook bij hen kunnen verbeteringen in de werkwijze veel voordeel opleveren. Bij bedrijven is soms de kwaliteit van de beschikbare data onvoldoende. Die moeten dat eerst verbeteren door te investeren in de werkwijze met behulp van dashboards over de betrouwbaarheid van rapportages.” 

Het datagedreven maken van logistieke bedrijven is overigens niet alleen een IT-activiteit maar ook een organisatorische ontwikkeling die bedrijven moeten doormaken. “Het vergt een omslag, een andere manier van denken”, zegt Van Bueren.  “Je moet je telkens afvragen wat de data vertellen en wat je ermee kunt doen. Er zijn echter ontzettend veel processen die datagedreven kunnen worden ingericht. Ik denk dat dit voor de logistieke sector een must is om in de toekomst te kunnen overleven.”

Datavolwassenheid

motion 10 datagedreven

Frank Langeveld: “Een bedrijf krijgt meer stuurinformatie op managementniveau.”

Ook Frank Langeveld – commercieel directeur van ICT-dienstverlener Motion 10, die bedrijven helpt om beter, slimmer en efficiënter te werken – verwacht dat de efficiency in de logistieke sector flink kan verbeteren door optimaal gebruik te maken van de beschikbare data die bij een bedrijf aanwezig is. “Van oudsher liep deze sector wat achter op het gebied van BI-systemen, maar dat is nu snel aan het veranderen. Transporteurs moeten wel mee in deze ontwikkeling om te kunnen overleven omdat de keten dit steeds meer verlangt. Dat kan bijvoorbeeld door de implementatie van track- en tracesystemen, rekening houden met venstertijden, just-in-time leveren van zendingen, het optimaliseren van beladingsgraden en het tijdig in kunnen spelen op seizoensgebonden trends. Een slim gebruik van data is hiervoor van essentieel belang.” 

Langeveld vertelt dat datavolwassenheid en de omvorming tot een datagedreven organisatie een stapsgewijs proces is dat geleidelijk wordt uitgevoerd. “Het is niet zo dat je in een keer enorme investeringen moet verrichten. Het is een traject waarin de processen een voor een worden doorgelicht. Na iedere stap kom je tot nieuwe inzichten en ervaringen om de volgende stap te definiëren.”

Anticiperen op de toekomst

Motion 10 start met een scan van beschikbare data in de huidige situatie en een inventarisatie van de ambities van een bedrijf op het gebied van BI (bedrijfsinformatie) en datagedreven opereren. Daarna wordt de informatie die uit de beschikbare data gehaald kan worden via een overzichtelijk dataplatform toegankelijk gemaakt. “Een bedrijf krijgt hierdoor stuurinformatie op managementniveau, procesinformatie voor operationele medewerkers en veilige ontsluiting van data naar ketenpartners, leveranciers en klanten”, legt Langeveld uit. “De organisatie kan hierdoor sneller ingrijpen bij onvoorziene situaties, processen beter aansturen en slimmer anticiperen op toekomstige situaties. En last but not least resulteert het slimme gebruik van data ook in een veel betere serviceverlening aan de klant.”

Scroll verder: Schenk Tanktransport werkt nu met actuele data.

Meer grip op de processen

Familiebedrijf Schenk Tanktransport met hoofdvestiging in Papendrecht telt in totaal 1.800 medewerkers en ruim 750 voertuigen. Het bedrijf is gespecialiseerd in (internationaal) transport van brandstoffen, smeeroliën, lpg, industriële gassen, lng, bitumen en chemicaliën. IT-manager Willem van Eck vertelt dat Schenk continu bezig is met het verbeteren van processen. Een van de innovaties die vorig jaar samen met EQ werd opgestart was de implementatie van Microsoft Power BI, een business intelligence-applicatie die up-to-date inzicht verschaft in operationele data, kengetallen en kpi’s. “Daarvoor beschikten we over statische rapportages van de voorafgaande maand”, zegt Van Eck. “Dan loop je toch altijd achter de feiten aan én moet je sturen op onderbuikgevoel. We wilden actuele data hebben om bij te kunnen sturen en meer grip op onze processen te krijgen.”
De up-to-date gegevens gebruikt Schenk onder andere in contacten met zijn klanten. Er kan direct gesproken worden over actuele omzet, aantallen orders, gemiddelde laad- en lostijden en kilometers. Het tweede voordeel zit in effectieve controle van interne processen. “We controleren niet meer alle ritten en orders van gisteren, maar de orders en ritten waarin afwijkingen zitten of dingen ontbreken.” Ten slotte monitort het bedrijf met dashcams het rijgedrag van zijn chauffeurs om te leren van praktijksituaties. De chauffeurstrainers kunnen vervolgens met dit (beeld)materiaal aan de slag. Van Eck: “We zijn goed op weg maar moeten ons blijven verbeteren. Hiervoor blijven we investeren in goede systemen, in IT-consultants en partners die data kunnen ontsluiten en in goede medewerkers die met de data aan de slag gaan.”